La conferenza stampa è una risorsa in mano ad agenzie di comunicazione e di pubbliche relazioni. L’organizzazione di una conferenza stampa segue un iter piuttosto standard e obbedisce a regole e vincoli non scritti ma che è opportuno conoscere se si desidera sfruttare lo strumento nel modo più opportuno.
In quali casi organizzare una conferenza stampa
La vera regola di riferimento è molto semplice: organizzate una conferenza stampa se, e solo se, avete qualcosa di interessante da dire. Cosa si intende per interessante? Deve essere un argomento che sia davvero notiziabile e per cui i giornalisti possano pensare che valga la pena dedicare il proprio tempo. In occasione di allestimenti eventi, per il lancio di un nuovo prodotto/servizio che ha impieghi utili e risvolti positivi per la comunità o, ancora, per annunciare importanti collaborazioni con enti pubblici e amministrativi. Non esiste certo un vademecum delle attività e delle news adatte alla conferenza stampa e molto dipende anche dal proprio contesto di riferimento. Come orientamento generale, provate a mettervi nei panni del giornalista che dovrà dedicare tempo ed energie al vostro progetto.
Come organizzare la conferenza stampa
La conferenza stampa viene di solito indetta in tarda mattinata, non prima delle 10:00 e non più tardi delle 12:00. La durata dell’incontro è, solitamente, di 45-60 minuti; alla fine, lasciatevi del tempo per rispondere alle eventuali domande dei giornalisti.
Ovviamente, ogni cosa dovrà essere predisposta per tempo: inviate ai giornalisti, assieme all’invito, la cartella stampa con in allegato ogni materiale utile per informare sull’argomento, in modo che il giornalista giunga già preparato e predisponete la sala stampa in modo da assegnare una postazione a ognuno di essi (così sarà anche più semplice capire chi ha aderito all’invito e chi no).
La scelta della sede dell’incontro è molto importante: essa deve essere nota o facilmente raggiungibile, il più possibile adatta al tema presentato e di rilievo sotto il profilo urbanistico, storico o amministrativo e deve essere attrezzata con le strumentazioni tecniche necessarie (microfoni, proiettori, ecc.).
Gestire la conferenza e il post
A fine conferenza, l’attività di recall è assolutamente fondamentale: ricordate di fare una rassegna stampa delle pubblicazioni e di contattare le testate e gli altri media che non hanno dato spazio alla notizia. Inviate ai giornalisti anche ulteriori approfondimenti, in modo da creare ulteriore interesse e, allo stesso tempo, mettere pressione alle testate affinché vi concedano lo spazio che state cercando.