L’organizzazione di un evento aziendale è un’attività complessa e che va gestita in maniera analitica. Senza un piano programmatico e idee chiare, diventa tutto più complicato. Ecco allora una serie di consigli per organizzare il tuo evento in modo schematico e puntuale, passo per passo.
1) Poniti un obiettivo
Di solito, l’organizzazione di un evento non rappresenta un fine bensì un mezzo per arrivare ad altro. Cerca allora di comprendere a fondo quale sia il tuo reale scopo: vuoi promuovere la tua azienda? Lanciare un nuovo servizio? Consolidare i rapporti con il pubblico? Tutte le valutazioni che compirai in seguito dovranno tenere conto delle considerazioni preliminari.
2) Stanzia un budget
Delineare un budget è fondamentale per una corretta pianificazione e deve precedere tutto il resto. cerca anche di capire se c’è un modo per aumentarlo, magari rintracciando sponsor o individuando co-organizzatori che possano avere interessi allineati ai tuoi. Un budget ampio permette di chiedere l’ausilio di esperti della realizzazione eventi Milano o Roma, in caso contrario dovrai fare tutto da solo e rientrando nei piani di spesa.
3) Target
Ora che hai individuato scopi e possibilità di spesa, è il momento di definire il target, ovvero la tipologia di pubblico a cui è destinato l’evento. Le valutazioni successive dovranno tenerne massimamente conto!
4) Definisci i tuoi collaboratori
Si passa poi alla definizione del proprio staff; qui bisogna capire con esattezza quante persone ti aiuteranno, che tipo di conoscenze possiedono, quanta esperienza hanno, cosa possono fare autonomamente e in cosa dovranno essere assistiti. Ogni operazione deve essere calendarizzata con ordine e senza alcun intoppo. Ricorda, quando organizzi un evento il tempo vola senza che te ne possa rendere conto.
5) Fase operativa vera e propria
Ok, hai delineato un piano preciso e ora è il momento di dare forma al tuo evento. Si parte con la scelta della location e del catering, tenendo in considerazione tutti i parametri prefissati quali target, budget e obiettivi. La scelta del posto è il primo nodo da sciogliere, poi passerai a stabilire buffet, animazione e addobbi. Cerca di ottenere più preventivi possibile da più parti in modo da garantirti una scelta su una pluralità di alternative.
6) Pr
L’evento sta prendendo forma, adesso devi promuoverlo in tutti i modi ti sia possibile. Se è il caso, cerca il sostegno della carta stampata (per eventi di interesse per la comunità sono spesso propositivi e disponibili all’ascolto) ma non preoccuparti se non riesci a raggiungerli, puoi sempre contare sui canali più tradizionali: Facebook e i social network in generale, il sito aziendale, le newsletter (se sei autorizzato a mandarne) e poi quelli dello spazio fisico, dalla cartellonistica alle locandine ai volantini. Datti da fare!